Usein kysytyt

Kuinka otan ePerehdytyksen käyttöön? (työnantaja, pääkäyttäjä)

  1. Kirjaudu Vastuu Groupin Ilmoita-palveluun.
  2. Lisää Työntekijät-välilehdelle kaikki ne työntekijät, joiden haluat tekevän ePerehdytyksen.
  3. Palaa Ilmoita-palvelun etusivulle ja tilaa ePerehdytys sivun alalaidasta.
  4. Lisää nyt ePerehdytyksen käyttöoikeus haluamillesi työntekijöille tekemällä nk. luvitus. Voit lisätä käyttöoikeudet kerralla kaikille Ilmoita-palvelun etusivulla tai yksitellen Työntekijät-välilehdellä.
  5. Ilmoita luvittamillesi työntekijöille, että he voivat nyt tehdä ePerehdytyksen osoitteessa eperehdytys.fi. Työntekijä tunnistautuu palveluun käyttäen Valttikorttia tai veronumeroaan ja työnantajan Y-tunnusta.
  1. Kirjaudu Vastuu Groupin Ilmoita-palveluun.
  2. Lisää Työntekijät-välilehdelle kaikki ne työntekijät, joiden haluat tekevän ePerehdytyksen.
  3. Palaa Ilmoita-palvelun etusivulle ja tilaa ePerehdytys sivun alalaidasta.
  4. Lisää nyt ePerehdytyksen käyttöoikeus haluamillesi työntekijöille tekemällä nk. luvitus. Voit lisätä käyttöoikeudet kerralla kaikille Ilmoita-palvelun etusivulla tai yksitellen Työntekijät-välilehdellä.
  5. Ilmoita luvittamillesi työntekijöille, että he voivat nyt tehdä ePerehdytyksen osoitteessa eperehdytys.fi. Työntekijä tunnistautuu palveluun käyttäen Valttikorttia tai veronumeroaan ja työnantajan Y-tunnusta.

Työnantajasi ilmoittaa, että voit tehdä ePerehdytyksen.

  1. Mene sivulle eperehdytys.fi.
  2. Tunnistaudu palveluun joko Valttikortilla tai veronumerollasi ja työnantajan Y-tunnuksella.
  3. Vahvista kirjautuminen matkapuhelimeesi saamalla vahvistuskoodilla.
  4. Tunnistautumisen jälkeen avautuu ePerehdytys-sivu ja pääset aloittamaan ePerehdytyksen.

 

  1. Pääkäyttäjän selvittäminen alkaa yhteydenotolla Vastuu Groupin asiakaspalveluun ja pyynnöllä saada käyttäjätunnus Ilmoita-palveluun.
  2. Vastuu Groupin asiakaspalvelu tarkistaa, onko organisaatiolla jo tili palveluun ja lähettää tarvittaessa viestin käyttäjätunnuspyynnöstä suoraan organisaation pääkäyttäjälle.
  3. Yhteydenoton saanut pääkäyttäjä tarkistaa, että tunnusten pyytäjä kuuluu organisaatioon ja lisää halutessaan tälle käyttäjätunnuksen sekä käyttöoikeudet Ilmoita-palvelun käyttöön. Palvelussa voi olla enemmän kuin yksi pääkäyttäjä, eli uudesta käyttäjästä voi tehdä myös pääkäyttäjän.

Ensimmäinen askel pääkäyttäjän selvittämiseksi on siis yhteydenotto Vastuu Groupin asiakaspalveluun, josta tieto kulkee organisaation pääkäyttäjälle.

Organisaation omaa tietojenhallintojärjestelmää hyödyntäen työntekijöiden tiedot voi lisätä massatuontina Ilmoita-palveluun. Palvelun käyttö vaatii veronumerotiedon, joten ennen varsinaista tiedonsiirtoa työntekijöiden veronumero (rakennusalan veronumerorekisteri) tulee olla kirjattuna organisaation tietojenhallintojärjestelmään.

Tämän jälkeen opiskelijan henkilötiedot ja veronumero siirretään oppilastietohallintojärjestelmästä Excel-taulukkoon, josta ne viedään massatuontina Ilmoita-palveluun.

Suomen Tilaajavastuun ohje tietojen lisäämisestä Ilmoita -palveluun massatuontina:

  1. Siirry Ilmoita-palveluun ja edelleen Työntekijät-välilehdelle.
  2. Valitse sivun alalaidasta kohta Lisää tai poista useita työntekijöitä tai kuvia kerralla.
  3. Lataa pohja työntekijätietojen tuomiseen kohdasta Lataa esimerkkitiedosto (.xlsx).
  4. Seuraa tiedostossa olevia ohjeita. Pakollisia tietoja jokaiselle työntekijälle/opiskelijalle ovat etunimi, sukunimi, veronumero, henkilötunnus, kotivaltio ja työsuhteen laatu.    Excel-tuonnin onnistumisen kannalta on tärkeää, että Excel-pohjaan ei ole tehty muutoksia. Excel-mallista ei saa poistaa sarakkeita, muuttaa sarakkeiden paikkoja tai lisätä uusia sarakkeita.
  5. Poista lopuksi Ohjeet-välilehti ja tallenna tiedostosi.
  6. Valitse Tuo Excelistä ja lisää tallentamasi tiedosto.
  7. Saat ilmoituksen onnistuneesta latauksesta. Jos Excel-tiedostossa on virheellistä tietoa, saat siitä ilmoituksen.

Tyypillisiä virheitä ovat puuttuvat pakolliset tiedot tai kirjoitusvirheet veronumerossa.

Jos tiedostossasi on yli 50 henkilön tiedot, voi tietojen lataaminen palveluun kestää pitkään.

Jos saat noin minuutin odotuksen jälkeen ilman tarkempaa selitystä siitä, mikä tiedoissa oli virheellistä, virheilmoituksen ”tietojen lataaminen epäonnistui”, odota rauhassa. Excelissä olevien tietojen lataaminen jatkuu edelleen taustalla, palvelun virheilmoitus ei vain jaksanut odottaa kaikkien tietojen latautumista. Lataa sivu hetken päästä uudelleen ja tarkista, että listalle on tullut lisää opiskelijoita.

Oppilaitoksen ePerehdytys-tilauksia ja käyttöoikeuksia voi tehdä, lisätä ja poistaa vain pääkäyttäjä. Lisäykset ja poistot tehdään Ilmoita-palvelussa.

  1. Tilaa palvelu Ilmoita-palvelun etusivulla, kohdassa ePerehdytys.Saat tilauksen jälkeen sähköpostiisi tilausvahvistuksen, jossa kerrataan seuraavat vaiheet. Voit jakaa tilausvahvistuksen halutessasi myös opiskelijoille
  2. Lisää ePerehdytys-käyttöoikeudet massana tai yksitellen

MASSANA:

  • Valitse Anna ePerehdytys-käyttöoikeus kaikille yrityksen työntekijöille Ilmoita-palvelun etusivulla.
  • Lisää käyttöoikeus kaikille opiskelijoille, jotka ovat sillä hetkellä Työntekijät-välilehdellä Ilmoitettu-tilassa.
  • Jos toit tiedot Excel-tuontina, niin odota että tiedot on saatu tarkastettua. Tietojen tarkastamiseen veronumerorekisteristä menee toimistotyöaikana noin kaksi tuntia.

YKSITELLEN:

  • Siirry Työntekijät-välilehdelle.
  • Valitse haluamasi työntekijä luettelosta – työntekijän tiedot avautuvat sivun yläosaan.
  • Valitse kohta ePerehdytys ja ruutu Työntekijällä on ePerehdytys-käyttöoikeus.
  • Tallenna tiedot.

Ongelmatilanteissa ota yhteyttä Vastuu Group Oyn asiakaspalveluun
Ohjeet ja usein kysyttyä
asiakaspalvelu@vastuugroup.fi
0600 301 339 (arkisin klo 8-16)

  1. Ota ensin ePerehdytys käyttöön Ilmoita-palvelussa. Samalla hyväksyt käyttöehdot.
  2. Tilaa työntekijälle/työntekijöille käyttöoikeudet. Käyttöoikeuksien tilaaminen käynnistää laskutuksen.
  3. Suomen Tilaajavastuu lähettää sinulle kerran kuussa koontilaskun kaikista kalenterikuukauden aikana tekemistäsi käyttöoikeustilauksista. Liittojäsenyys huomioidaan laskutuksessa automaattisesti.
  4. Seuraavaa käyttöoikeusjaksoa koskeva lasku lähetetään vuoden kuluttua tilauspäivästä, jos työntekijän käyttöoikeus on edelleen voimassa Ilmoita-palvelussa.

Onnistunut tilaus näkyy Ilmoita-palvelun etusivun alalaidassa, josta löytyy oma käyttäjätunnus, tilausajankohta ja ilmoitus, että ePerehdytys-palvelu on käytössä. Palvelun tilaajana sinulle tulee käyttäjätunnuksena käyttämääsi sähköpostiin tilausvahvistus palvelun käyttöönotosta.

Muista antaa työntekijöille käyttöoikeudet ePerehdytykseen. Ilmoita-palvelun etusivun alalaidassa näet yhteenvedon kuinka monella työntekijällä oikeus on.

Työntekijän tietojen on oltava Ilmoita-palvelussa Ilmoitettu-tilassa, jotta hän pääsee tunnistautumaan ePerehdytykseen. Lisäksi työntekijällä on oltava ePerehdytys-käyttöoikeus. Ilmoitettu-tila edellyttää sitä, että työntekijä kuuluu Verohallinnon ylläpitämään rakennusalan julkiseen veronumerorekisteriin. Verohallinnon palvelunumero 029 497070. Kun lisäät työntekijän Ilmoita-palveluun, näkyvät hänen tietonsa ensin Tarkistamatta-tilassa. Tämän jälkeen palvelu tarkistaa automaattisesti, kuuluuko työntekijä rakennusalan julkiseen veronumerorekisteriin. Tarkistus tapahtuu parin tunnin sisällä työntekijän tietojen lisäämisestä. Kun työntekijän tiedot näkyvät Ilmoitettu-tilassa, voit ilmoittaa työntekijälle, että hän pääsee tekemään ePerehdytyksen osoitteessa eperehdytys.fi.

Laskutuskausi on voimassa vuoden siitä hetkestä lähtien, kun tilaus on tehty ja laskutus on käynnistynyt. Kun laskutuskausi on uusiutumassa, saat siitä ePerehdytyksen tilaajana muistutusilmoituksen sähköpostiisi. Työntekijä puolestaan saa muistutusviestin kännykkäänsä, kun hänen suorituksensa on vanhentumassa.

Muista perua tarpeettomat käyttöoikeudet ennen laskutuskauden uusiutumista. Laskutuskausi uusiutuu automaattisesti aina vuoden kerrallaan.

ePerehdytystä tukevat parhaiten selaimet: Chrome, Firefox, Microsoft Edge ja Safari.

 

Saat veronumeron verokortin yhteydessä. Jos sinulla ei ole veronumeroa tai se on kadonnut, saat sen soittamalla veronumeron palvelunumeroon 029 497 070 tai käymällä Verohallinnon toimipisteessä. Veronumeroa ei merkitä automaattisesti veronumerorekisteriin, vaan merkintää on pyydettävä erikseen. Ulkomaalainen työntekijä tarvitsee suomalaisen henkilötunnuksen, jotta voi saada veronumeron. Henkilötunnusta ja veronumeroa voi hakea verotoimistosta.

Saat veronumeron verokortin yhteydessä. Jos sinulla ei ole veronumeroa tai se on kadonnut, saat sen soittamalla veronumeron palvelunumeroon 029 497 070 tai käymällä Verohallinnon toimipisteessä. Veronumeroa ei merkitä automaattisesti veronumerorekisteriin, vaan merkintää on pyydettävä erikseen. Ulkomaalainen työntekijä tarvitsee suomalaisen henkilötunnuksen, jotta voi saada veronumeron. Henkilötunnusta ja veronumeroa voi hakea verotoimistosta.

Ei korvaa. ePerehdytys korvaa vain työmaan yleisten turvallisuusasioiden perehdytyksen. Työmaakohtainen perehdytys on siis tehtävä jokaisella työmaalla ePerehdytyksen lisäksi.

Työnantaja vastaa siitä, että jokainen työntekijä suorittaa ePerehdytyksen. Työnantajan tulee varata tarvittaessa laitteet ePerehdytyksen suorittamiseen. Työntekijän on kuitenkin mahdollista suorittaa ePerehdytys myös oma-aloitteisesti kerran vuodessa ajasta ja paikasta riippumatta, mikäli hänellä on voimassa oleva oikeus ePerehdytyksen tekemiseen.

Palvelun voi suorittaa suomeksi, ruotsiksi, viroksi, venäjäksi, latviaksi, liettuaksi, puolaksi ja englanniksi.

Tieto työntekijän suorittamasta perehdytyksestä tallentuu Suomen Tilaajavastuun Taitorekisteriin. Voit hakea työntekijän tiedot veronumerolla tai perehdytystyypillä.

Valttikortilta. Tieto suoritetusta ePerehdytyksestä on tarkistettavissa Valttikortin kautta Suomen Tilaajavastuun Taitorekisteristä.

Todistuksella. Jos valttikorttia ei ole, työntekijä  tallentaa/tulostaa todistuksen palvelussa. Jos ePerehdytys suorituksesta on enemmän kuin 35 päivää, todistusta ei pääse enää tulostamaan aiemmasta suorituksesta.

ePerehdytyksen maksaa työnantaja. Vuosihinta työntekijää kohti on 24 euroa, josta RT:n jäsenyritykset saavat 50 prosentin alennuksen.

 

Tieto hyväksytysti suoritetusta perehdytyksestä tallentuu Suomen Tilaajavastuun Taitorekisteriin. Työnantaja voi hakea suoritustiedot veronumerolla tai perehdytystyypillä.

 

ePerehdytys on henkilökohtainen, ei yritykseen sidottu. Se on aina vuoden voimassa suoritushetkestä eteenpäin siitä riippumatta, vaikka työnantaja vaihtuisi useammankin kerran vuoden aikana. Uuden työnantajan tulee lisätä työntekijän tiedot Ilmoita-palveluun Työntekijät-välilehdelle. Kun työntekijän tiedot ovat uuden työnantajan tiedoissa tallessa, työntekijän aiemmin suorittama ePerehdytys on luettavissa normaalisti Taitorekisteristä ja Valttikortilta. ePerehdytys-käyttöoikeus työntekijälle pitää lisätä siinä vaiheessa, kun hänen tarvitsee uusia perehdytys, eli vuoden päästä aiemman perehdytyksen suorittamisesta.

 

Tarkista aina ensin, että olet kirjoittanut veronumerosi ja y-tunnuksen tai Valttikorttisi numeron oikein.

Virheilmoitus: Työsuhdetta ei löytynyt/Käyttäjää ei löytynyt. Veronumeroasi ei löydy antamasi y-tunnuksen työntekijätiedoista. Tarkista, että syötit oikein työnantajan tiedot. Pyydä työnantajaasi lisäämään tietosi Ilmoita-palveluun sekä sinulle käyttöoikeus ePerehdytyksen suorittamiseen.

Virheilmoitus: Puutteellinen valtuutus palvelun käyttöön. Sinulla ei ole oikeutta ePerehdytyksen tekemiseen antamasi yrityksen nimissä. Tarkista, että syötit oikein työnantajan tiedot. Pyydä työnantajaasi lisäämään sinulle käyttöoikeus ePerehdytyksen suorittamiseen.

Virheilmoitus: Käyttäjän varmentaminen epäonnistui, tarkista syöte/virhe autentikoinnissa. Ota yhteyttä Tilaajavastuun asiakaspalveluun.

Tunnistautuminen pyytää syöttämään SMS-tunnisteen, mutta en ole saanut tekstiviestiä perille. Tekstiviestivahvistus on lähetetty puhelinnumeroon, joka on syötetty tietoihisi Ilmoita-palveluun. Pyydä työnantajaasi tarkistamaan/korjaamaan numero tietoihisi. Kun numero on korjattu, aloita tunnistautuminen uudelleen.

Työntekijä tunnistautuu ePerehdytykseen henkilökohtaisen Valttikortin numeron tai veronumeron ja Y-tunnuksen avulla. Tämän jälkeen hän saa tekstiviestillä PIN-koodin puhelimeensa. Kaikista suorituksista jää jälki ja niiden perusteella on mahdollista seurata, jos jostain IP-osoitteesta tulee epäilyttävän paljon suorituksia. ePerehdytyksen tekemisessä on kyse luottamuksesta ja siitä, onko työntekijä kiinnostunut omasta ja muiden työturvallisuudesta, ja haluaako hän suorittaa kerran vuodessa koulutuksen, joka edesauttaa turvallisuutta ja ylläpitää omaa ammattitaitoa.

 

Teet ePerehdytyksen kerran vuodessa, jonka jälkeen sinun tulee uusia se vuosittain. Saat muistutuksen uusinnasta tekstiviestinä siihen matkapuhelinnumeroon, joka sinulle on kirjattu ePerehdytys-palveluun luvitusvaiheessa.

 

ePerehdytyksen kaikki tehtäväsivut on rakennettu niin, että ne on käytävä läpi tietyssä järjestyksessä ensimmäisellä kirjautumiskerralla. Järjestyksessä eteneminen varmistaa sen, että kaikki osa-alueet tulevat läpikäydyiksi. Jos haluat käydä materiaalia läpi ensimmäisen lukukerran jälkeen uudestaan tai kerrata vain jonkin tietyn asian, liikkuminen aineistossa on vapaata ja pääset selailemaan sivuja omaan tahtiisi.

Sinun on tutustuttava kaikkeen sivulla olevaan materiaaliin ennen kuin pääset siirtymään toiselle sivulle. Esimerkiksi sivulla neljä on puhekuplia, jotka tulee avata ja lukea läpi ennen kuin pääset seuraavalle sivulle.

 

ePerehdytyksen ja Ilmoita palvelun käyttö ei ole ristiriidassa Tietosuojalain (GDPR) kanssa.

GDPR lisätieto

 

Vastuu Group Oyn sekä AVI:n suositusohje kevytyrittäjän ePerehdytys tilaukseen. Tilauksen tekijänä työnantajan roolissa toimii laskutuspalvelu esim. UKKO.fi.